Pracujte efektívne: 10 tipov pre time management v kancelárii

Ste dobrým manažérom svojho času v práci? Chodíte načas alebo vždy meškáte? Ste schopní dotiahnuť úlohy do konca pred uplynutím deadline?

Nemusíte sa naháňať a byť v strese počas celého pracovného dňa. Čas sa vždy dá zefektívniť aj iným spôsobom.  Existuje množstvo trikov, ako čas v práci využiť na maximum.

Prinášame vám niekoľko tipov na zvýšenie produktivity a zefektívnenie riadenia času v práci. Môžu byť pre vás inšpiráciou pre vylepšenie svojich vlastných postupov.

  1. Plánovacia polhodinka 
    Každé ráno si počas prvých 30 minút popri káve naplánujte svoj deň. Nepúšťajte sa do ničoho, kým nedokončíte svoj časový plán. Najdôležitejšia časť vášho dňa by mala byť naplánovanie úloh, resp. zmanažovanie vášho tímu.

  2. Poriadok je základ
    Niektorí ľudia sa nedokážu sústrediť, pretože neporiadok na stole alebo v kancelárii odvádza ich pozornosť od úlohy. Upracte neporiadok na vašom stole a iných viditeľných plochách. Vaše oči a pozornosť nebudú odvádzané tak ľahko.

  3. Najdôležitejšie úlohy majú prednosť
    Zlaté pravidlo time managementu. Každý deň identifikujte dve alebo tri úlohy, ktoré sú tie najpodstatnejšie a splňte ich ako prvé. Ak budete hotoví, bol to úspešný deň. Potom môžete prejsť k ostatným úlohám.

  4. Všetko si zapisujte
    Nedokáže váš mozog myslieť na milión vecí a často zabúdate? Majte vždy po ruke bloky papiera, samolepiace bločky alebo týždenný či denný diár a zapíšte si každú úlohu, nápad či myšlienku. Vyprázdňovanie nápadov a povinností z hlavy vám umožní sústrediť sa na konkrétnu úlohu a hlavne bez strachu, že zabudnete na niečo dôležité.

  5. Sociálnym sieťam dajte STOP
    Zavrite všetky zbytočné okná, ktoré vás môžu rozptyľovať - napríklad Facebook, Instagram a iné formy sociálnych médií. Samozrejme to neplatí v prípade, ak sú súčasťou vašej práce alebo ich nebudete využívať ako nástroje pre propagáciu podnikania.

  6. Načerpajte energiu vďaka spánku 
    Niektorí ľudia v snahe urobiť viac, zvyknú obetovať spánok a využiť ešte pár hodín navyše z celého dňa. To však nie je správne. Väčšina ľudí potrebuje 7-8 hodín spánku pre regeneráciu tela aj mysle, aby mohli optimálne na druhý deň fungovať. Počúvajte svoje telo a nepodceňujte hodnotu spánku.

  7. Zmeňte životný štýl k lepšiemu
    Podobne ako dostatok spánku, zdravšia strava a cvičenie dopomôžu k zvýšeniu energetickej hladiny, odľahčia myseľ a umožnia vám sústrediť sa oveľa ľahšie.
    Tip: Skúste zvýšiť denný prísun zeleniny a ovocia a nájdite si nejakú aktivitu, ktorá vám vyhovuje (napríklad korčuľovanie, plávanie, fitnes centrum).

  8. Nájdite si pokojné miesto
    Dôležité je pri práci nájsť si pre vás vyhovujúce a vhodné miesto. Odložte mobil, pustite si hudbu a sústreďte sa na úlohu, na ktorej aktuálne pracujete. „Ponorte“ sa do nej naplno a v mysli nemajte nič iné.

  9. Kalendár ako pomocník
    Používať kalendár je dobrým krokom pre správu každodenných činností. Ak používate program Outlook alebo Lotus Notes, kalendár je súčasťou vášho e-mailového softvéru. Využívať môžete aj Google kalendár alebo nájdite iný, ktorý bude možné synchronizovať do mobilného telefónu - takto, môžete mať prístup k svojmu plánu, nech ste kdekoľvek.

  10. Zorganizujte si váš stôl
    Namiesto toho, aby ste jednoducho zhromaždili všetky vaše papiere do jedného zásobníka, zvážte kúpu napríklad špeciálneho odkladača pre každý typ dokumentov. Organizéry sú šikovnými nástrojmi na usporiadanie informácií, zoznamov úloh, projektov. Organizovanie vám ušetrí kopec času.

Dnes už nájdete mnohé kreatívne kancelárske potreby, ktoré uľahčia a spríjemnia váš deň v práci. Zefektívňujte a zjednodušte si prácu!

Zdroj foto: pixabay.com